Vorbemerkungen

Die Beratungsleistungen, die durch Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Erziehungs- und Familienberatungsstellen (EFB) täglich erbracht werden, bilden ein komplexes Paket verschiedenster fachlicher Diagnose- und Therapieansätze. Dabei kann die sachgerechte Dokumentation von Beratungsverlauf und Therapiefortschritt eine wesentliche Hilfe für eine erfolgreiche Beratung sein. Die schnelle Verfügbarkeit von Detailinformationen unterstützt wirksam den konkreten Beratungsvorgang. Andererseits gestattet die Möglichkeit, den gesamten Beratungsprozeß einer EFB für einen bestimmten Zeitraum qualitativ und quantitativ analysieren zu können, eine genauere Planung für die Einrichtung, was letztlich Rahmenbedingungen auch für die Berater verbessern hilft. Seit 1995 setzen Beratungsstellen in ganz Deutschland das Programm EFB ASSISTENT ein, um ihre Aufgaben in den Bereichen Erziehungs- und Familienberatung, Psychosoziale Gruppenarbeit, Einzelfallhilfen und angrenzenden Aufgabengebieten zu meistern.
 

Anforderungen an die Software

Die grundsätzlichen Anforderungen an das Programm, die sich aus den Richtlinien der Bundeskonferenz ergaben, wurden gemeinsam mit Fachleuten aus der Beratungspraxis weiterentwickelt. Folgende Grundsätze wurden bei der Entwicklung beachtet:
Das Programm soll
- keine Büroverwaltungssoftware sein, sondern eine Spezialsoftware zur Dokumentation von Beratungsvorgängen sowie deren umfassender Analyse;
- eine Anpassung der Akteninhalte an die Anforderungen der jeweiligen Beratungsstelle erlauben,
- gleichzeitig den Dateninhalt lt. Statistik der Kinder- und Jugendhilfe integrieren und dessen beleglose Berichterstattung erlauben;
- leicht bedienbar und erlernbar sein;
- das schnelle Auffinden von Akten ermöglichen (i.A. sind mehrere Hundert Akten im Bestand);
- umfassende qualitative wie quantitative Analysen erlauben;
- die Anpassung und Erweiterung von Grunddaten durch den Benutzer zulassen;
- stabil unter allen gängigen Windows-Systemen laufen;
- grundsätzliche Datenschutzanforderungen erfüllen;
- netzwerk- und mehrbenutzerfähig sein.
 

Datenverwaltung mit EFB ASSISTENT

Das Zentrum der Dokumentation ist stets die klientenbezogene, mehrseitige Beratungsakte, wodurch ein übersichtliches und intuitiv bedienbares Programm entstanden ist. Hier werden alle Informationen zum konkreten Beratungsfall verwaltet. Während Klardaten (Name, Adresse etc.) direkt eingegeben werden, ordnet der Benutzer die andere Informationen (Nationalität, Diagnose, Setting usw.) aus sogenannten Kontexttabellen zu. Die Bearbeitung der Kontextdaten steht dem autorisierten Benutzer offen, so daß fachliche Aspekte der jeweiligen Beratungseinrichtung problemlos abbildbar sind. Dies führt zu einer offenen Datenarchitektur, die dem Anwender ein bisher nicht gekanntes Maß an Einflußnahme auf Datenpräsentation und Analysen bietet. Um die Qualität Ihrer computergeführten Akten zu sichern, können Sie eine individuelle Vollständigkeitsprüfung der Akteninhalte festlegen und jederzeit auf eine Einzelakte oder Aktengruppe anwenden. Eine Reihe von nützlichen Standardformularen wie Anmeldebogen, Schweigepflichtsentbindung, Kurzakte oder Aktenauszug helfen Ihnen bei den täglichen Routineaufgaben. Ein Druckformular- und Textbaukasten helfen bei der Erstellung häufig benötigter Standardformulare.

Der Beratungsakte können Sie weitere Informationen zuordnen:
 - die Aktenvermerke, die wie Notizzettel zum Einzelfall zugeordnet werden und mit einem Wiedervorlagesystem überwacht werden können;
 - der Leistungsbogen, in dem die einzelnen Beratungstermine detailliert hinterlegt werden;
 - weitere, beliebig viele Bezugspersonen;
 - Genogramme, die Sie direkt erzeugen können (dazu ist das externe Programm GENOGRAPH notwendig);
 - die Anbindung externer Dateien wie Word-Dokumente, PDFs, Bilder oder Genogramme, die sich direkt aus der Aktenbearbeitung heraus öffnen lassen;
 - Freitextkommentare, in denen vertrauliche Informationen sicher abgelegt werden können;
 - ein Markersystem hilft ihnen, Einzelakten zu Aktengruppen zusammenzufassen und gezielt auszuwerten.

Datenauswertung mit EFB ASSISTENT

EFB Assistent erlaubt ein- und zweidimensionale Auswertungen nach jedem qualitativen Beratungskriterium. Da Sie u.U. mehrere Hundert Einzelfälle pro Jahr betreuen, kann der Datenumfang schnell wachsen. Das integrierte Suchsystem hilft Ihnen, die richtige Akte im Nu zu finden. Die innovative Treffer-Liste erlaubt zudem, eine beliebige Teilmenge aus dem Gesamtaktenbestand herauszufiltern und gezielt zu bearbeiten oder auszuwerten.

Wenn Sie Datenabfragen durchführen, brauchen Sie sich weder um kryptische SQL-Syntax noch um technische Feldnamen zu kümmern: EFB ASSISTENT spricht stets die Sprache des Beraters. Sind die Akten auf aktuellem Stand,  so lassen sich Quartalsauswertung, Jahresstatistik oder Zeitraumanalysen schnell erstellen. Darüber hinaus können Leistungsanalysen über die spezielle Schnellinfo abfordert werden. Zum Erstellen differenzierter Leistungsstatistiken brauchen Sie nur wenige Mausklicks. Mit Hilfe des Generalberichts können Sie eine ganze Serie von Einzelauswertungen zusammenstellen und komplett ausführen lassen. Alle Analyseergebnisse können über die Windows-Zwischenablage an jede andere Anwendung ihrer Wahl (Tabellenkalkulation, Textverarbeitung u.a.) weitergereicht werden.

Das Programm unterstützt Sie beim Erstellen der beleglosen Meldung zur Statistik der Kinder- und Jugendhilfe (Erziehungsberatung nach §28 SGB VIII) an das Statistische Landesamt, wobei eine Prüfung der Akten auf Richtigkeit und Vollständigkeit durchgeführt wird.
 

Zusatzmodule von EFB ASSISTENT (alle im Basispaket enthalten)

Die Gruppen-Akte ist ein Instrument zur Verwaltung von Therapiegruppen. Dabei werden Sie bei Terminplanung und Teilnehmerverwaltung mit wahlweisem Anwesenheitsnachweis unterstützt. Da Sie Einzel- und Gruppenakten verbinden können, ist eine klientenzentrierte Beratungsdokumentation gesichert.

Das Info-Center ist Adreßbuch, Therapeutenverzeichnis, Buchregister, Testmaterial-Katalog - was immer Sie möchten. Dieser Datenpool, den Sie entsprechend Ihren Bedürfnissen organisieren und nutzen können, gibt Ihnen die Möglichkeit, sämtliche für Ihre Arbeit wichtigen Informationen und Materialien zu erfassen, zu katalogisieren und leicht wieder aufzufinden.

Die Projekte dienen zur Erfassung fallübergreifender Aktivitäten, wie bspw. Öffentlichkeitsarbeit, fachdienstliche Tätigkeit, Teamsitzungen, Elternabende. Für diese Leistungen können Sie ihr eigenes Kategoriensystem aufbauen, das die gezielte Auswertung wesentlich erleichtert.

Im Bereich Evaluation können Fragebogenstrukturen aufgebaut und die entsprechenden Rückmeldungen erfaßt und ausgewertet werden.

Mit der Raum-Planung wird die Belegung der verfügbaren Räume transparent, Terminkonflikte sichtbar. Raumreservierungen können Sie direkt plazieren oder aber aus den Terminen der Einzel-, Gruppen- und Projektakten extrahieren.

EFB ASSISTENT enthält ein ständig wachsendes, integriertes MINI-HILFE-SYSTEM, welches Grundbegriffe und Basisabläufe erläutert.
 

Fazit

EFB Assistent ist ein Programm zur umfassenden Dokumentation und Analyse von Aktivitäten in der Erziehungs- und Familienberatung sowie verwandten Bereichen.
Das Programm stellt einerseits nur geringe Anforderungen an Hard- und Softwareausstattung, ist aber dennoch netzwerk- und multiuserfähig. Sein Datengerüst kann vom Anwender individuell angepaßt werden, wobei die beleglose Berichterstattung zur Statistik der Kinder- und Jugendhilfe (Erziehungsberatung nach §28 SGB) gewährleistet ist. EFB ASSISTENT enthält darüber hinaus weitere Zusatzmodule, die über die eigentlichen Kernaufgaben der klientenbezogenen Beratung hinausgehen, und alle mit der Basislizenz ausgeliefert werden.